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Cuando delegas una tarea, deseas que la persona encargada sea responsable y proactiva.  Si pueden completarla tan bien que pareciera que leyeron tu mente, pues mucho mejor. Pero toma tiempo llegar a ese nivel, y algo de trabajo de tu parte también.  Incluso el asistente más experimentado necesitará ayuda sobre cómo quieres que se hagan las cosas.  Aquí te dejamos consejos para fomentar la eficiencia y efectividad en tu asistente:

  • Toma tiempo para entrenarle: quizás te parezca contraintuitivo tener que gastar tu tiempo en entrenar a alguien para que haga algo por ti, después de todo, la razón por la que estás delegando es para no asumir ese trabajo. Pero ya sea que contrataste a un asistente virtual, o trabajas con alguien en tu oficina, deberás pasar algo de tiempo relacionándote con la persona para que así ella pueda conocerte a ti, al trabajo y a tus estándares. El esfuerzo dará frutos rápidamente.
  • Cultiva tu paciencia: la persona a la que delegas tus tareas seguramente querrá impresionarte, pero ten en mente que puede que haya una curva de aprendizaje. Mantente paciente mientras explicas las cosas, especialmente si tu asistente es virtual. Es importante recordar que no estás trabajando con una máquina o un robot, inevitablemente habrá baches en el camino. Una vez que el asistente coja el ritmo, serás capaz de confiar más en él y empezarás a asignarle tareas más complejas.
  • Establece expectativas razonables: los estándares claros son vitales cuando delegas, especialmente temprano en la relación. Ten altas expectativas, para que tu asistente sepa a qué apuntar, y mantente consistente. Las fechas límites ayudan a los asistentes a planificar sus días más eficientemente. Recuerda que no todas las fechas límites pueden ser “lo más pronto posible”, eso crea estándares irreales y solo servirá para estresar a tu asistente.
  • No tengas prejuicios: es imposible trabajar con un asistente sin comunicarte continuamente y retroalimentarse. Habla regularmente con los asistentes para decirles qué tan bien lo están haciendo. Una de las reglas principales para los asistentes es siempre responder a los emails, incluso con un simple “Ok”. Recomendamos tomarte unos minutos todos los días para evaluar el trabajo del asistente, especialmente cuando son nuevos en un proyecto o un equipo y apenas están conociéndote a ti y a tu negocio. Asegúrate de retroalimentarles cuando completan una tarea. Un corto “buen trabajo” puede ser suficiente.
  • Mantenlos actualizados: asegúrate de que estén actualizados lo más posible acerca de cambios en horarios, enfoques de proyecto, responsabilidades y otros asuntos tan pronto como aparezca. Si mantienes a tu asistente a oscuras mientras tratan de administrar tu calendario, seguramente agendarán tus reuniones de forma incorrecta. Diles lo que es más importante para ti para que puedan entender tus prioridades, y dales fechas límites para que puedan organizarse en la entrega de sus tareas.

Por último, no ignores a tu asistente. Algunas personas no responden a las llamadas o emails de sus asistentes, lo cual realmente limita sus funciones. Una vez que has delegado una tarea, sigue siendo tu responsabilidad responder a las preguntas y proveer más información de ser necesario.

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